HƯỚNG DẪN CÁCH KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ BẰNG CHỮ KÝ SỐ

Ký số hóa đơn điện tử là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật cho các giao dịch. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về cách ký hóa đơn điện tử bằng chữ ký số và những lưu ý cần thiết.

Cách ký hóa đơn điện tử bằng chữ ký số

Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử có tính pháp lý cao, được mã hóa dựa trên công nghệ khóa công khai (Public Key Infrastructure – PKI). Đây là giải pháp thay thế cho chữ ký tay trong các giao dịch trực tuyến, đảm bảo người ký là chính chủ và nội dung hóa đơn không bị thay đổi sau khi ký.

Trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp, nhu cầu sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử ngày càng trở nên thiết yếu. Việc nắm vững và thực hiện đúng cách ký hóa đơn điện tử bằng chữ ký số không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn tăng cường bảo mật thông tin cho doanh nghiệp.

Sử dụng chữ ký số là một cách ký hóa đơn điện tử, góp phần chuyển đối số doanh nghiệp

Một số đặc điểm của chữ ký số:

• Bảo mật cao: Chữ ký số được mã hóa bằng công nghệ PKI, đảm bảo tính bảo mật cho các giao dịch.
• Tính toàn vẹn: Sau khi đã ký số, mọi thay đổi về nội dung trên hóa đơn sẽ được phát hiện ngay.
• Xác thực danh tính: Chữ ký số giúp xác nhận người ký là cá nhân hoặc tổ chức đã được cấp chứng thư số.
• Không thể phủ nhận: Người ký không thể chối bỏ trách nhiệm về nội dung đã ký.

Phạm vi sử dụng chữ ký số

Chữ ký số ngày càng được sử dụng rộng rãi trong nhiều hoạt động giao dịch điện tử của doanh nghiệp và tổ chức, nhằm đảm bảo tính pháp lý và bảo mật thông tin. Các lĩnh vực ứng dụng chính của hoá đơn điện tử bao gồm:

• Ký và xác thực hóa đơn điện tử: Chữ ký số giúp doanh nghiệp ký kết hóa đơn điện tử nhanh chóng và hợp lệ theo quy định của pháp luật, đảm bảo tính chính xác và an toàn trong giao dịch.
• Giao dịch ngân hàng điện tử: Chữ ký số được sử dụng để xác nhận và phê duyệt các giao dịch điện tử, giúp bảo vệ thông tin và tài sản trong các giao dịch ngân hàng một cách bảo mật và tin cậy.
• Khai báo thuế, hải quan: Sử dụng chữ ký số khi khai báo thuế và hải quan điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đồng thời đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý.
• Ký kết hợp đồng trực tuyến: Chữ ký số giúp xác thực tính hợp lệ của các hợp đồng và thỏa thuận được ký kết qua môi trường số, tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch từ xa và nâng cao hiệu quả làm việc giữa các bên.

Các cách ký hóa đơn điện tử

2 cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử phổ biển hiện nay bao gồm: 1- Cách ký hóa đơn điện tử bằng Token, 2- Cách ký số hóa đơn điện tử từ xa qua phần mềm.

Cách ký hóa đơn điện tử bằng Token

Đây là phương pháp truyền thống, yêu cầu doanh nghiệp sở hữu một thiết bị USB Token chứa chứng thư số. Đây là thiết bị nhỏ gọn, kết nối với máy tính để ký các hóa đơn điện tử.

Quy cách ký hóa đơn điện tử bằng Token như sau:

Bước 1: Cắm USB Token vào cổng USB của máy tính.

Bước 2: Mở phần mềm ký số hoặc hệ thống hóa đơn điện tử.

Bước 3: Chọn hóa đơn cần ký và nhập mã PIN của Token để thực hiện ký số.

Sau khi ký, hóa đơn sẽ được mã hóa và bảo mật tuyệt đối.

Để sử dụng cách ký hóa đơn điện tử bằng Token, doanh nghiệp cần có USB Token chứa chứng thư số

Cách ký hóa đơn điện tử từ xa qua phần mềm

Phương pháp ký hóa đơn điện tử từ xa qua phần mềm giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc ký số mà không cần cắm USB Token. Đây là giải pháp phổ biến với các hệ thống hiện đại như VNPT SmartCA, sử dụng chữ ký số lưu trữ trên đám mây.

Cách ký hóa đơn điện tử VNPT

VNPT là một trong những nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hàng đầu tại Việt Nam. VNPT cung cấp nhiều giải pháp ký số, từ ký bằng Token đến ký từ xa qua phần mềm. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách ký hóa đơn điện tử VNPT.

Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử VNPT bằng USB Token

Cách ký hóa đơn điện tử bằng Token trên hệ thống VNPT-CA bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị Token: Cắm USB Token của VNPT vào máy tính.

Bước 2: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử VNPT: Mở phần mềm hoặc trình duyệt, đăng nhập vào tài khoản hóa đơn điện tử của doanh nghiệp trên hệ thống VNPT.

Bước 3: Chọn hóa đơn cần ký: Trong danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn mà bạn muốn ký.

Bước 4: Ký số: Nhấp vào tùy chọn “Ký số”, nhập mã PIN Token và hoàn tất quá trình ký.

Bước 5: Xác nhận hoàn thành: Sau khi ký, hóa đơn sẽ được hệ thống lưu lại và có thể gửi tới khách hàng.

Cách ký số hóa đơn điện tử VNPT bằng phần mềm VNPT SmartCA

VNPT SmartCA là giải pháp ký số từ xa hiện đại, cho phép doanh nghiệp ký hóa đơn điện tử mà không cần sử dụng USB Token. Dưới đây là các bước thực hiện:

Bước 1: Đăng ký và cài đặt VNPT SmartCA:

• Đăng ký tài khoản và dịch vụ ký số từ xa với VNPT.
• Tải và cài đặt phần mềm VNPT SmartCA trên thiết bị di động hoặc máy tính.
• Kích hoạt tài khoản và liên kết chữ ký số.

Bước 2: Ký hóa đơn điện tử:

• Đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử VNPT.
• Chọn hóa đơn cần ký và nhấn “Ký số”.
• Thực hiện ký số thông qua phần mềm VNPT SmartCA trên điện thoại hoặc máy tính mà không cần USB Token.

Sử dụng VNPT SmartCA là một cách ký hóa đơn điện tử mà không cần sử dụng USB Token

Một số lưu ý khi ký hóa đơn điện tử

Dù bạn sử dụng cách ký hóa đơn điện tử nào thì vẫn có thể phát sinh một số lỗi trong quá trình thực hiện. Dưới đây là các lỗi phổ biến và cách khắc phục:

Các lỗi thường gặp khi ký hóa đơn điện tử

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng các phần mềm ký số:

• Lỗi không nhận diện được Token: Điều này thường do Token không kết nối được với máy tính hoặc chưa cài đặt driver đúng cách. Hãy kiểm tra cổng USB hoặc cài lại driver.
• Lỗi hết hạn chữ ký số: Mỗi chữ ký số đều có hạn sử dụng. Do đó, bạn cần theo dõi hạn và gia hạn kịp thời để tránh lỗi khi ký.
• Lỗi phần mềm ký số: Các phần mềm ký số có thể gặp lỗi nếu không được cập nhật thường xuyên. Hãy đảm bảo sử dụng phiên bản mới nhất của phần mềm và kiểm tra cấu hình máy tính.

Cách khắc phục các lỗi khi ký hóa đơn điện tử

Trong quá trình ký hóa đơn điện tử, nếu gặp phải trường hợp phát sinh lỗi, người dùng có thể áp dụng những cách sau đây để khắc phục:

• Kiểm tra kết nối thiết bị: Hãy đảm bảo USB Token được kết nối tốt, không bị lỗi phần cứng.
• Gia hạn chữ ký số đúng thời hạn: Đảm bảo rằng bạn không để chữ ký số hết hạn. Liên hệ nhà cung cấp để gia hạn kịp thời.
• Cập nhật phần mềm: Thường xuyên kiểm tra và cập nhật phiên bản phần mềm ký hóa đơn để tránh xung đột hoặc lỗi phần mềm.

Việc sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật và đảm bảo tính bảo mật trong giao dịch điện tử. Với 02 cách ký hóa đơn điện tử bằng USB Token hoặc phần mềm ký số từ xa như VNPT SmartCA, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện ký hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.

Việc cập nhật các giải pháp ký số hiện đại không chỉ giúp tối ưu quy trình kế toán mà còn tăng cường sự minh bạch, bảo mật thông tin cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ chữ ký số VNPT CA hay VNPT SmartCA, hãy gọi tới số tổng đài 0888.202.929