Tin CNTT , Tue, Dec 17, 2024
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào như thế nào để đảm bảo đúng quy định và thuận tiện cho việc theo dõi, truy xuất khi cần? Giải pháp tối ưu nào dành cho doanh nghiệp? Đó là thắc mắc mà nhiều kế toán gặp phải khi quản lý hóa đơn đầu vào cho doanh nghiệp.
Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào đã được ghi rất rõ tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP – Quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ. Phía doanh nghiệp nên nắm rõ những nội dung sau đây:
Khi nắm bắt bắt những quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử theo nghị định 123, doanh nghiệp sẽ chủ động để thực hiện việc xuất, nhận và quản lý hóa đơn hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý.
Những quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử theo nghị định 123
Doanh nghiệp nên lưu hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết? Hiện nay, có nhiều cách lưu trữ hóa đơn điện tử mua vào được các doanh nghiệp sử dụng. Trong đó, 5 cách dưới đây đang được ưu tiên sử dụng nhiều nhất.
Ở một số doanh nghiệp vừa và nhỏ, để quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, kế toán thường tạo một email mới chỉ để nhận email hóa đơn. Cách này giúp kế toán dễ dàng quản lý và trích xuất thông tin từ nhà cung cấp khi cần. Tuy nhiên, cách lưu trữ hóa đơn này có thể gây ra rủi ro mất dữ liệu khi tài khoản email bị khóa. Ngoài ra, khi kế toán ngừng làm việc tại doanh nghiệp thì cần phải sao lưu dữ liệu sang email mới, khá tốn thời gian và không chuyên nghiệp. Đặc biệt, việc hạch toán vào hệ thống kế toán cũng có thể dẫn đến tăng tỷ lệ sai sót trong quá trình nhập liệu do các thao tác hoàn toàn thủ công.
Đây cũng là cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Sau khi nhận hóa đơn điện tử qua email, kế toán sẽ in hóa đơn giấy và kẹp cùng với hợp đồng mua bán. Phương pháp này giúp lưu trữ hóa đơn đồng thời trên email và trong các chứng từ mà không cần phải tạo thêm email mới. Tuy nhiên, việc in giấy để lưu trữ cũng đi kèm với một số nhược điểm như tăng chi phí in ấn, không kiểm tra được tính hợp lệ của hóa đơn, đặc biệt là kế toán vẫn phải hạch toán thủ công lên hệ thống kế toán.
In hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ
Một cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào cũng được sử dụng khá phổ biến là sử dụng folder trên máy tính. Khi hóa đơn được nhận qua email, kế toán chỉ cần tải về và lưu vào một thư mục riêng. Để thuận lợi cho việc tìm kiếm, kế toán nên lưu tên hóa đơn theo cấu trúc bao gồm “Ngày xuất hóa đơn_Công ty_số hóa đơn “, ví dụ, “01.10.2024_CTY QUOC TE PTC_PTC002147”.
Dù việc lưu trữ hóa đơn theo folder giúp kế toán thao tác dễ dàng, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp nhỏ có số lượng giao dịch mua hàng ít, nhưng phương pháp này vẫn có những nhược điểm như tốn thời gian tra cứu, khó khăn trong lọc hóa đơn, dễ sai sót do nhập liệu. Đặc biệt, khi máy tính gặp sự cố về bộ nhớ, ổ đĩa, có thể xảy ra rủi ro mất toàn bộ dữ liệu đã lưu trữ.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trong 1 folder trên máy tính
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào bằng bảng tính Excel cũng được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng. Khi nhận được hóa đơn qua email, kế toán sẽ nhập liệu thủ công trên bảng tính Excel các nội dung như tên công ty, ngày xuất hóa đơn, số hóa đơn và đường link dẫn trực tiếp đến hóa đơn gốc trong hòm thư điện tử.
Tuy cách lưu trữ này có tính tổng quát cao, tiện theo dõi nhưng cũng dễ gây ra sai sót hoặc nhập nhầm thông tin. Hơn nữa, khi chuyển dữ liệu từ bảng tính Excel lên phần mềm, kế toán sẽ cần thời gian đối chiếu lại do dữ liệu có nguy cơ bị mất hoặc sai số.
Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên hệ thống bảng tính Excel
Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã ưu tiên chuyển từ cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào thủ công sang sử dụng hóa đơn điện tử. Kế toán sẽ không cần kiểm tra từng email hóa đơn và sắp xếp thủ công như các cách trên. Thay vào đó, phần mềm kế toán tự động nhận diện và kiểm tra mọi chi tiết trên hóa đơn điện tử như thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn, thậm chí cả chữ ký số… Nếu có bất kỳ sai sót nào, phần mềm sẽ ngay lập tức phản hồi cho kế toán biết. Khi mọi thông tin được xác nhận chính xác, hệ thống sẽ tự động nhập và hạch toán lên phần mềm kế toán.
Đây là cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào có nhiều ưu điểm nổi bật, điển hình như:
Khi lưu trữ hóa đơn điện tử, có ba điểm quan trọng mà kế toán doanh nghiệp cần lưu ý. Đó là:
Có thể thấy, việc kiểm tra cẩn thận quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rắc rối pháp lý và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Hiện nay, thay vì kiểm tra các thông tin thủ công, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng dịch vụ quản lý hóa đơn điện tử được cung cấp bởi các đơn vị uy tín để hạn chế sai sót. Và VNPT Invoice là một trong những giải đáp đang được nhiều đơn vị ưu tiên lựa chọn.
VNPT Invoice Inbot được đánh giá là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả, đáng tin cậy. Hiện nay, VNPT Invoice Inbot đáp ứng đầy đủ các quy định pháp lý về lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào tại Việt Nam. Với nhiều tính năng nổi bật, giải pháp này ngày càng được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn:
Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn VNPT Invoice Inbot giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% thời gian xử lý so với việc thủ công, hạn chế tình trạng mất hóa đơn, tra cứu và kiểm soát thông tin dễ dàng. Vì thế, ngày càng nhiều đơn vị lựa chọn VNPT Invoice Inbot đồng hành trên chặng đường phát triển cùng doanh nghiệp.
VNPT Invoice Inbot – Giải pháp lưu trữ, quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả dành cho doanh nghiệp
Qua những chia sẻ trên, phía doanh nghiệp chắc chắn đã nhìn nhận được những ưu điểm và nhược điểm của các cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào. Tùy thuộc vào tình hình thực tế và nhu cầu mà doanh nghiệp lựa chọn cách thức phù hợp. Nếu đang có nhu cầu sử dụng phần mềm hóa đơn VNPT Invoice Inbot, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với VNPT Vinaphone Hà Nội ngay hôm nay để được tư vấn, hỗ trợ thêm.
0888.202.929
Mẫu hợp đồng
